Trong Chuyển Đổi Số Y Tế, Điều Quyết Định Không Phải Là Danh Sách Tính Năng Mới

Có một điều tôi học được sau khá nhiều dự án chuyển đổi số y tế: khi triển khai một phần mềm y tế, điều làm khách hàng hài lòng không phải lúc nào cũng là danh sách tính năng mới.

Thực tế, nhiều lần đi làm dự án, tôi thấy câu chuyện thường bắt đầu rất giống nhau: mọi người hỏi phần mềm có gì, có thêm được gì, có gì mới hơn hệ thống cũ không.

Nhưng càng đi sâu vào triển khai, tôi càng thấy điều quan trọng hơn lại là những thứ rất gần với thực tế: cách bác sĩ làm việc trong ca trực, cách điều dưỡng tiếp nhận thông tin, cách bệnh nhân đi qua từng bước của hành trình chăm sóc, và cách hệ thống đó hòa vào vận hành thật của bệnh viện.

Có những giải pháp nhìn trên demo thì rất ổn. Nhưng khi đưa vào thực tế, chỉ một thay đổi nhỏ trong quy trình, một điểm tích hợp chưa khớp, hay một bước đào tạo chưa đủ rõ cũng có thể làm cả dự án thay đổi rất nhiều.

Vì sao tính năng mới chưa chắc tạo ra kết quả tốt

Trong quá trình lựa chọn phần mềm y tế, nhiều đơn vị thường bị thu hút bởi danh sách tính năng mới. Điều này hoàn toàn dễ hiểu, vì tính năng mới tạo cảm giác hiện đại, mạnh mẽ và đầy hứa hẹn.

Nhưng trên thực tế, một giải pháp nhìn rất tốt trên demo vẫn có thể gặp khó khăn khi triển khai. Lý do có thể rất đơn giản: quy trình chưa khớp, tích hợp chưa đúng, người dùng chưa được đào tạo đủ, hoặc hệ thống chưa phù hợp với mô hình vận hành thật.

Nói cách khác, tính năng chỉ là một phần của câu chuyện. Nếu phần mềm không đi cùng workflow, con người và hạ tầng hiện có, thì giá trị thực tế sẽ bị giảm rất nhiều.

Không có hai bệnh viện nào giống nhau

Một trong những bài học lớn nhất khi làm chuyển đổi số y tế là: không có hai bệnh viện nào giống nhau.

Không có hai khoa lâm sàng nào giống nhau.
Và cũng không có hai hành trình chăm sóc bệnh nhân nào giống nhau.

Mỗi cơ sở y tế có cấu trúc tổ chức riêng, cách phối hợp riêng, áp lực vận hành riêng và mức độ sẵn sàng chuyển đổi riêng. Ngay cả trong cùng một bệnh viện, các khoa khác nhau cũng có thể cần cách triển khai khác nhau.

Chính vì vậy, một giải pháp tốt không phải là giải pháp có nhiều tính năng nhất. Một giải pháp tốt là giải pháp biết thích nghi với thực tế triển khai.

Những yếu tố thực sự tạo ra thành công

Nếu nhìn sâu hơn, thành công của một dự án chuyển đổi số y tế thường đến từ những yếu tố rất “đời”, nhưng lại cực kỳ quan trọng:

• Workflow có phù hợp với thực tế lâm sàng hay không.

• Hệ thống có tích hợp tốt với các nền tảng hiện có hay không.

• Người dùng có được đào tạo và hỗ trợ đủ tốt hay không.

• Quy trình sau go-live có được duy trì ổn định hay không.

• Mức độ thay đổi có phù hợp với năng lực của tổ chức hay không.

Những yếu tố này thường không nằm ở phần giới thiệu sản phẩm. Nhưng lại chính là nơi quyết định dự án có vận hành trơn tru hay không.

Triển khai phần mềm y tế không chỉ là cài đặt phần mềm

Nhiều người nghĩ rằng triển khai phần mềm y tế là một bài toán kỹ thuật. Nhưng trên thực tế, đó là quá trình thay đổi cách làm việc của cả một hệ thống.

Một dự án thành công không chỉ cần phần mềm tốt. Nó còn cần:

• Hiểu đúng nhu cầu thực tế.

• Thiết kế quy trình phù hợp.

• Phối hợp giữa các nhóm liên quan.

• Đào tạo người dùng cuối.

• Theo dõi và tối ưu sau triển khai.

Nếu thiếu một trong các yếu tố này, dự án rất dễ rơi vào tình trạng “có hệ thống nhưng không ai muốn dùng”, hoặc “có triển khai nhưng chưa tạo ra kết quả như kỳ vọng”.

Khi nào nên ưu tiên tính năng, khi nào nên ưu tiên vận hành

Tính năng vẫn quan trọng. Không ai phủ nhận điều đó. Nhưng trong chuyển đổi số y tế, cần đặt đúng thứ tự ưu tiên.

Nếu mục tiêu là đánh giá sơ bộ một sản phẩm, tính năng là điểm khởi đầu tốt.
Nếu mục tiêu là triển khai thành công, thì vận hành thực tế mới là trọng tâm.

Một câu hỏi tốt hơn có thể là:

• Tính năng này phục vụ quy trình nào?

• Nó có giúp giảm thao tác cho nhân viên y tế không?

• Nó có làm hành trình bệnh nhân mượt hơn không?

• Nó có dễ tích hợp với hệ thống hiện hữu không?

• Nó có đủ linh hoạt để thích nghi với từng khoa, từng mô hình vận hành không?

Khi đặt câu hỏi như vậy, cách nhìn về phần mềm y tế sẽ thực tế hơn rất nhiều.

Bài học tôi rút ra sau nhiều dự án

Sau nhiều dự án chuyển đổi số y tế, tôi càng tin rằng điều quan trọng nhất không nằm ở việc phần mềm trông hiện đại đến đâu, mà nằm ở việc nó có giúp tổ chức vận hành tốt hơn hay không.

Một giải pháp chỉ thực sự có giá trị khi nó phù hợp với con người đang sử dụng nó, quy trình đang vận hành nó, và mục tiêu mà đơn vị y tế đang hướng tới.

Đó cũng là lý do vì sao, khi đánh giá một phần mềm y tế, tôi không chỉ nhìn vào danh sách tính năng. Tôi quan tâm nhiều hơn đến khả năng thích nghi, khả năng tích hợp và khả năng tạo ra kết quả trong thực tế.

Suy nghĩ của tôi

Trong chuyển đổi số y tế, danh sách tính năng mới chỉ là phần nổi của tảng băng. Phần quyết định thành công thật sự thường nằm ở quy trình, con người, tích hợp và khả năng vận hành lâu dài.

Nếu bạn đang làm trong lĩnh vực công nghệ thông tin y tế, đây có lẽ cũng là một điều quen thuộc: phần mềm tốt không phải là phần mềm có nhiều tính năng nhất, mà là phần mềm phù hợp nhất với thực tế triển khai.

Tham khảo từ tác giả Joshua.